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CONFERENCE CALL ETIQUETTE

Posté le 27 août, 2018 dans divers

Conference call de 16h. Tout le monde s’annonce à plus ou moins 16h. Sauf Me Untel. Tout le monde attend que l’un des participants lui envoie un email et qu’il se joigne – il avait oublié/variante il finissait un autre call. C’est déjà 16h06. Il faut également appeler Me Tryphon sur son natel et lui renvoyer le numéro de connexion, qu’il n’a pas noté. 16h09 on peut commencer. Me Tryphon est dans la rue avec son natel et fait profiter les participants des bruits du trafic, d’un camion, d’une ambulance, des enfants qui crient, etc./variante il est à la gare ou à l’aéroport et fait profiter les participants du bruit des annonces sur haut-parleurs, des trains, des avions. Me Untel, lui est à son Etude, mais sur son téléphone de conférence avec son collaborateur qui écoute – avec pour effet que quand il parle, cela résonne comme dans la cathédrale de Chartres/variante il est sur son téléphone de conférence parce qu’il tape à l’ordinateur, ce dont il fait profiter les participants, grignote ou classe des papiers. Me Sagoin, lui, est présent et concentré mais respire comme un phoque dans le combiné de son téléphone – ce qui ajoute au bruit de fond celui d’un train à vapeur. Et avec la différence entre les appareils et les lignes, certains parlent avec le volume sonore d’un discours du Général Alcazar et d’autres sont à peine audibles comme s’ils étaient au fin-fond du Kamchatka. Bref, autant tenir ce confcall à Grand Central en pleine heure de pointe – on ne s’entendrait pas mieux. Puis, cela dure une heure. Une heure de Café du Commerce – vu que personne ne mène la conférence, que chacun a des points à discuter mais que personne n’a fait d’ordre du jour, et que tout le monde redit trois fois ce qu’il a déjà dit. Soupir…

Eh bien yen a marre des Untel, Tryphon et Sagoin ! Un confcall, c’est

  • tout le monde à l’heure – même 2-3 minutes d’avance pour commencer à l’heure ;
  • un modérateur qui a fait circuler un ordre du jour et gère le call, soit les interventions, leur ordre et conclut sur chaque point pour passer au suivant ;
  • tout le monde avec un casque ou oreillette – c’est tellement plus confortable et efficace ;
  • pas de téléphone à haut-parleur ;
  • tout le monde dans un environnement silencieux ;
  • ceux qui sont dans un environnement bruyant ou traficotent utilisent la fonction micro hors-service quand ils ne parlent pas ;
  • une durée de call fixée avant celui-ci – pour que chacun sache combien de temps il doit consacrer et planifier le reste de sa journée ;
  • ne pas souffler dans le combiné.

Merci et… à bon entendeur. Entendu ?

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